Comprensión de los Servicios de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (Formulario I-9)

Como propietario de una empresa o empleador en los EE. UU., mantenerse al tanto de sus obligaciones legales puede parecer difícil. Una de las medidas más importantes para garantizar que su fuerza laboral esté legalmente autorizada para trabajar en los EE. UU. es la gestión adecuada Formulario I-9, también conocido como formulario de «verificación de elegibilidad para el empleo».

Gestionado por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS), este formulario es su boleto para cumplir con las leyes de inmigración y, al mismo tiempo, crear un equipo sólido y legalmente autorizado.

Esta guía desglosa Formulario I-9 en pasos fáciles de entender, para que sepa exactamente lo que se requiere, por qué es importante y cómo evitar multas elevadas. Considéralo tu hoja de ruta para tener tranquilidad a la hora de contratar a las personas adecuadas.

¿Qué es el formulario I-9?

Empecemos por lo básico: El formulario I-9 es imprescindible para todos los empleadores de EE. UU.. Este formulario confirma la identidad y la elegibilidad laboral de cualquier persona que contrate, ya sea ciudadana estadounidense, residente permanente legal o no ciudadano autorizado para trabajar.

El acuerdo es que tanto los empleados como los empleadores tienen un papel que desempeñar al completar este formulario. El empleado debe proporcionar sus datos personales y mostrar los documentos que demuestren que es legítimo. Usted, como empleador, es responsable de verificar esos documentos y asegurarse de que todo esté bien.

Por qué el formulario I-9 es importante para los empleadores estadounidenses

Entonces, ¿por qué El formulario I-9 es muy importante? Sencillamente, es la ley y todos los empleadores de EE. UU. deben completar este formulario para todos los nuevos empleados, sin excepciones. Arruinar esto podría significar multas elevadas y problemas legales.

Piensa en Formulario I-9 como protección contra la contratación de trabajadores no autorizados. Al completar y conservar correctamente estos formularios, demuestras que has hecho todo lo posible para verificar la elegibilidad laboral de tus empleados.

Recuerde que agencias como la Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y el Departamento de Trabajo (DOL) puede solicitar el acceso a estos formularios en cualquier momento durante una auditoría.

No tener sus formularios en orden puede conllevar multas que van desde De 252 USD a más de 2500 USD por infracción, según el delito.

Cómo completar el formulario I-9: su guía paso a paso

Veamos cómo llegar Formulario I-9 hecho bien. La buena noticia es que no es tan complicado como parece una vez que lo desglosas.

Sección 1: La parte del empleado

• Su nuevo empleado rellena esta sección de la siguiente manera su primer día de trabajo.
• Deberán proporcionar su nombre completo, dirección y fecha de nacimiento. Y lo que es más importante, darán fe de su ciudadanía o estado migratorio.
• El empleado firma y fecha el formulario para certificar que todo es correcto.

Sección 2: La parte del empleador

• Aquí es donde entras tú. Dentro tres días hábiles de la fecha de inicio del empleado, debe comprobar los documentos que prueban tanto la identidad como la elegibilidad laboral.
• El empleado puede elegir mostrar un documento de Lista A (como un pasaporte estadounidense) o una combinación de documentos de Lista B (identidad, como una licencia de conducir) y Lista C (elegibilidad para trabajar, como una tarjeta de Seguro Social).
• A continuación, rellena los detalles de estos documentos, firma el formulario y ponle la fecha.

Sección 3: Reverificación (si es necesario)

• Si la autorización de trabajo de un empleado vence o si lo vuelven a contratar dentro de los tres años de la fecha de contratación original, esta es la sección que tendrás que volver a visitar.

Al completar estas secciones con precisión, se asegura de que su empresa cumpla con las normas.

¿Qué documentos son aceptables para el formulario I-9?

Ahora, hablemos de los documentos que sus empleados deben presentar. Aquí no hay una talla única para todos:Formulario I-9 permite la flexibilidad en función del tipo de documentos proporcionados. He aquí un resumen rápido:

• Lista A: Estos documentos prueban tanto la identidad como la elegibilidad para trabajar. Por ejemplo, un Pasaporte estadounidense o tarjeta de residencia permanente.
• Lista B: Estos documentos solo prueban la identidad, como un licencia de conducir.
• Lista C: Estos muestran la elegibilidad para trabajar, como un Tarjeta de Seguro Social.

Una cosa clave para recordar: no puede decirle a su empleado qué documentos debe presentar. Hacerlo podría considerarse discriminatorio y el empleado tiene derecho a elegir cualquier combinación de documentos válidos de las listas.

¿Cuánto tiempo debe conservar y almacenar el formulario I-9?

Completando Formulario I-9 es solo una parte del proceso; también necesita saber cuánto tiempo debe conservarlo. La regla general es conservar el formulario durante tres años después de la fecha de contratación del empleado o un año después de que se vayan, lo que ocurra después.

Puede guardar estos formularios en papel o electrónicamente, pero asegúrese de guardarlos de forma segura. Gestión deficiente del formulario I-9—como perderlo o no almacenarlo adecuadamente— puede resultar en multas, especialmente durante una auditoría.

Sanciones por incumplimiento del Formulario I-9

No cumplir con los requisitos del Formulario I-9 puede afectar gravemente a su empresa. Las sanciones varían según la infracción, pero esto es lo que estás viendo:

• Infracciones de papeleo: Multas de entre 252 y 2.507 dólares por formulario.
• Contratar o seguir empleando a sabiendas a trabajadores no autorizados: Multas de hasta 23.607 dólares por reincidencia.

Nadie quiere quedar atrapado en eso y el costo de no hacer las cosas bien supera con creces el esfuerzo que se necesita para cumplir con las normas.

Cómo Rozas Immigration puede ayudarlo

Si te sientes abrumado o no estás seguro de cómo manejarlo Formulario I-9, no te preocupes—Inmigración de Rozas está aquí para ayudar. Tenemos un amplio conocimiento de ley de inmigración en Luisiana y puede guiarlo en todo, desde completar los formularios correctamente hasta prepararse para las auditorías. Permítanos ayudarlo a garantizar que su empresa cumpla con las leyes laborales de EE. UU.

¿Tiene preguntas o necesita ayuda? Ponte en contacto con nosotros en (225) 341-6945 o programe una consulta. Estamos aquí para proteger su negocio y brindarle la tranquilidad que necesita.